Mengenal Jabatan Fungsional Arsiparis

Mengenal Fungsional ASN Arsiparis

Seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) memiliki berbagai jenis jabatan, yakni Jabatan Administrasi (JA), Jabatan Fungsional (JF) dan Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT). Jenjang Jabatan Administrasi tertinggi diduduki oleh Jabatan Administrator, selanjutnya Jabatan Pengawas dan Pelaksana. Sedangkan Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) terdiri dari JPT utama, JPT madya dan JPT pratama.

Namun pada tulisan kali ini, kita akan membahas tentang jabatan fungsional yakni sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu.

Selanjutnya payung hukum penetapan jabatan fungsional ditetapkan dalam peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpab RB).

Dari sekian banyak jabatan fungsional yang ditetapkan, ada jabatan fungsional Arsiparis yang masuk rumpun arsiparis, pustakawan dan yang berkaitan. 

Berdasarkan kategori, jabatan fungsional Arsiparis terbagi menjadi dua yakni kategori keahlian dan keterampilan. Jabatan fungsional Arsiparis kategori keahlian terbagi lagi menjadi empat tingkatan yaitu ahli pertama, ahli muda, ahli madya dan ahli utama. Sedangkan fungsional Arsiparis kategori keterampilan terdiri atas terampil, mahir dan penyelia.

Apa itu fungsional arsiparis dan apa saja tugas-tugasnya? Simak pembahasan berikut ini.

Apa itu Fungsional Arsiparis

Setiap organisasi tentunya menyimpan banyak data dan informasi penting. Untuk itu perlunya mengelola arsip yakni dokumentasi kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Orang yang mempunyai kompetensi dalam mengelola arsip disebut arsiparis. Standar kompetensi seorang arsiparis disusun oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai instansi pembina. Kompetensi arsiparis meliputi kompetensi dalam pengelolaan arsip statis/dinamis, kompetensi dalam pembinaan kearsipan dan kompetensi dalam pengolahan arsip menjadi informasi.

Rincian uraian tugas arsiparis permenpan nomor 48 tahun 2014. Peraturan ini sampai saat ini masih berlaku, namun sebagian isinya ada yang diubah dan ditetapkan pada permenpan nomor 13 tahun 2016 tentang jabatan fungsional arsiparis.

Jalur Pengangkatan Fungsional Arsiparis

Untuk menjadi seorang arsiparis, terdapat dua jalur. Pertama melalui jalur pengangkatan pertama dan kedua melalui jalur perpindahan dari jabatan lain.

Bagi anda yang ingin menjadi arsiparis melalui jalur pengangkatan pertama, harus memiliki latar pendidikan minimal diploma tiga utnuk kategori keterampilan dan diploma empat atau sarjana di bidang kearsipan atau ilmu lainnya yang ditetapkan oleh ANRI.

Tujuan pengadan jalur ini adalah untuk mengisi lowongan kebutuhan jabatan fungsional Arsiparis yang ditetapkan melalui pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Dan CPNS harus mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis.

Kedua, bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang berasal dari jabatan lain juga bisa diangkat menjadi arsiparis yaitu melalui jalur pengangkatan perpindahan dari jabatan lain. Untuk syarat pendidikan baik kategori terampil maupun ahli sama dengan jalur pengangkatan pertama.

Namun ada penambahan persyaratan lain, yakni mengikuti dan lulus sertifikasi jabatan arsiparis dan memiliki pengalaman di bidang kearsipan minimal dua tahun. Selain itu pengangkatan arsiparis melalui jalur ini juga harus mempertimbangkan ketersediaan formasi kebutuhan jenjang jabatan fungsional arsiparis yang akan diduduki.

Penetapan kebutuhan PNS dalam jabatan arsiparis, ditentukan oleh beberapa indikator, antara lain volume arsip yang tercipta,jumlah arsip dinamis/statis yang dikelola dan bentuk/media arsip yang tercipta.

Penilaian Kinerja Fungsional Arsiparis

Dalam menjalankan tugasnya, arsiparis dinilai berdasarkan dua hal yakni berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yakni rencana kerja dan target kinerja PNS. Dan kedua adalah berdasarkan perilaku kerja.

Hasil penilaian kinerja dari SKP dikonversi ke dalam angka kredit kumulatif. Untuk hasil penilaian sebesar 91 ke atas mendapat angka kredit 150 persen dari angka kredit yang harus dicapai setiap tahunnya. Sedangkan untuk nilai 76 – 90 mendapat 125 persen dari angka kredit yang harus dicapai per tahun.

Dan nilai 61 – 75 mendapat 100 persen dari angka kredit yang harus dicapai per tahun. Selanjutnya nilai 51- 60 mendapat 75 persen dari angka kredit yang harus dicapai per tahun. Dan terakhir nilai 50 ke bawah mendapat angka kredit 50 persen dari angka kredit harus dicapai tiap tahunnya.

Untuk mendukung keobjektivitas dalam penilaian kinerja, maka arsiparis wajib mendokumentasikan hasil kerja sesuai dengan SKP yang ditetapkan. Selain itu penilaian dilakukan oleh pejabat penilai yang terdiri dari tim penilai kinerja instansi dan tim penilai kinerja instansi pembina.

Tim penilai kinerja instansi bertugas mengevaluasi keselarasan hasil penilaian pejabat penilai dan memeri bahan pertimbangan untuk syarat pengangkatan, kenaikan pangkat, pemberian tunjangan, sanksi, mutasi, promosi dan diklat fungsional arsiparis.

Sedangkan tim penilai kinerja instansi pembina menjamin objektivitas penilaian oleh pejabat penilai kinerja dan memberikan pertimbangan usulan kenaikan pangkat/jabatan khusus arsiparis keahlian (ahli madya dan ahli utama)

Setelah mengetahui definisi, tata cara pengangkatan dan apa saja kompetensi yang harus dimiliki arsiparis, apakah anda tertarik menjadi seorang arsiparis? Peran arsiparis yang sangat penting di setiap organisasi memang sangat diperlukan agar arsip organisasi terdata dengan rapi dan diolah menjadi suatu informasi.

Oleh sebab itu formasi jabatan fungsional arsiparis seharusnya ada di setiap organisasi. Kebijakan penyederhanaan birokrasi di semua kementerian, lembaga dan pemerintah daerah, membuat akan semakin banyak lagi PNS yang bekerja berdasarkan kompetensi yang dimiliknya.

Namun era industri 4.0 menuntut arsiparis meningkatkan kompetensi terutama kemampuan beradaptasi karena disrupsi teknologi yang terjadi begitu cepat. Kolaborasi dengan jabatan fungsional lain juga diperlukan terutama dalam pengolahan big data.